Checklist do fornecedor no dia do evento: antes, durante e depois

O dia do evento é quando todo o trabalho de venda, planejamento e preparação é colocado à prova. Um esquecimento, um atraso ou um imprevisto mal resolvido pode comprometer a festa e a reputação do fornecedor. Por outro lado, um dia bem organizado, com tudo pronto e um plano para os imprevistos, garante um cliente satisfeito e novas indicações.

Neste guia, você encontra um checklist completo para o fornecedor de festa: véspera, kit de emergência, chegada e montagem, durante o evento, imprevistos, desmontagem e pós-evento.

Na véspera

• [ ] Confirmar com o cliente horário, endereço e detalhes finais.
• [ ] Confirmar com o local o horário de acesso, estacionamento e regras de montagem.
• [ ] Revisar o contrato e a lista do que foi contratado.
• [ ] Separar e conferir todos os itens, equipamentos e materiais.
• [ ] Testar equipamentos (som, luz, câmeras, aparelhos).
• [ ] Carregar baterias e separar cabos e extensões.
• [ ] Confirmar a equipe: horários e funções de cada um.
• [ ] Planejar a rota e o tempo de deslocamento.
• [ ] Separar o uniforme ou a roupa de trabalho.

Kit de emergência

Chegada e montagem

• [ ] Chegar com folga em relação ao horário combinado.
• [ ] Apresentar-se ao responsável pelo local e pelo evento.
• [ ] Conferir o espaço: tomadas, pontos de apoio, acesso.
• [ ] Seguir as regras do local: onde pode fixar, carregar, estacionar.
• [ ] Combinar a ordem de montagem com os outros fornecedores.
• [ ] Montar com segurança: estruturas firmes, fios protegidos, nada que ofereça risco aos convidados.
• [ ] Fotografar o trabalho pronto antes dos convidados chegarem. Veja portfólio.
• [ ] Deixar a área limpa e sem materiais espalhados.

Durante o evento

• [ ] Manter postura profissional e roupa adequada.
• [ ] Ficar disponível para o responsável pelo evento.
• [ ] Respeitar o roteiro e os horários combinados.
• [ ] Comunicar-se com os outros fornecedores, principalmente cerimonialista e buffet.
• [ ] Cuidar do seu espaço: repor itens, ajustar detalhes.
• [ ] Não usar o celular de forma excessiva em frente aos convidados.
• [ ] Evitar comer e beber em frente aos convidados, a menos que o cliente ofereça um momento para isso.

Imprevistos: como agir

Veja também como lidar com cliente difícil.

Desmontagem

• [ ] Respeitar o horário combinado para a desmontagem.
• [ ] Desmontar com cuidado, sem pressa excessiva.
• [ ] Conferir todos os itens e equipamentos.
• [ ] Recolher o lixo gerado pelo seu serviço.
• [ ] Deixar o espaço como encontrou.
• [ ] Registrar danos, se houver, e comunicar ao responsável.

Depois do evento

• [ ] Enviar mensagem de agradecimento ao cliente.
• [ ] Pedir avaliação e indicação. Veja como pedir indicações.
• [ ] Entregar itens combinados no prazo, como fotos ou vídeos.
• [ ] Conferir pagamentos pendentes.
• [ ] Limpar e revisar equipamentos e materiais.
• [ ] Repor o kit de emergência.
• [ ] Anotar o que funcionou e o que pode melhorar.
• [ ] Publicar o trabalho, com autorização do cliente.

Checklist por tipo de serviço

• Decoração: peças extras, balões de reserva, fitas, cola quente.
• Buffet: utensílios extras, etiquetas de alergênicos, caixas térmicas.
• DJ e som: cabos reserva, microfone extra, playlist offline.
• Fotografia: baterias e cartões extras, segunda câmera ou lente.
• Confeitaria: caixa de transporte firme, espátula, confeitos para retoques.

Erros comuns

• Não confirmar horários e endereço na véspera.
• Chegar em cima da hora.
• Esquecer extensões, cabos ou peças de reposição.
• Não combinar a montagem com os outros fornecedores.
• Deixar sujeira no local.
• Esquecer o pós-venda.

Linha do tempo do dia: exemplo para decoração

Ajuste os horários ao tamanho da montagem e às regras do local.

Modelo de mensagem de confirmação na véspera

"Olá, [nome]! Passando para confirmar os detalhes de amanhã: chegaremos ao [local] às [horário] para a montagem, e a desmontagem será às [horário]. O responsável no local será [nome]? Qualquer mudança, me avise. Até amanhã!"

Briefing com a equipe

Antes de sair, reúna a equipe por alguns minutos:

• O que foi contratado e o estilo da festa.
• Quem faz o quê na montagem.
• Horários de chegada, montagem e desmontagem.
• Regras do local.
• Contato do responsável e do cerimonialista.
• Postura esperada durante o evento.

Segurança na montagem

• Estruturas firmes, sem risco de tombar sobre convidados.
• Fios protegidos e fora das áreas de circulação.
• Nada de velas acesas perto de tecidos e arranjos, a menos que o local permita e com cuidado.
• Crianças longe de estruturas em montagem e de ferramentas.
• Siga as instruções dos fabricantes dos equipamentos.

Relação com o cerimonialista

Quando há cerimonialista, ele é o seu principal contato no dia. Apresente-se ao chegar, confirme os horários do roteiro, avise sobre qualquer imprevisto e siga as orientações dele. Uma boa relação com cerimonialistas também gera indicações para outros eventos.

Registro do evento

Depois de cada festa, anote num caderno ou planilha: horário de chegada e saída, o que funcionou, o que faltou, imprevistos e observações do cliente. Com o tempo, esse registro vira um manual do seu negócio e ajuda a treinar a equipe.